BeritaDosenMahasiswa

Mahasiswa KPI Belajar Event dari Pakarnya

Mahasiswa KPI angkatan 2018 (semester 6) mengikuti kegiatan ngabuburit ilmu bertajuk How to Create & Handle Event yang diselenggarakan secara virtual pada Kamis (22/4/2021) sore. Kegiatan itu sebagai salah satu bentuk pengaplikasian materi kuliah event organizer (EO) yang diampu dosen Damar Sri Prakoso SS.

Setelah setengah semester mendapatkan materi dasar seputar event organizer, mahasiswa dari kelas 6 Broadcast dan 6 Jurnalistik mendapatkan siraman ilmu tentang manajemen EO langsung dari pakarnya yaitu Manager EO Solopro, Dewi Lestari.

Solopro sudah banyak menghandle event antara lain seperti Expo Islamic Banking (IB) Vaganza 2012-2019, Olimpiade Perbankan Syariah 2015-2017, Indomaret Fun Run 2019, Grand Opening Kantor OJK Solo tahun 2020, Solopos Virtual Cycling tahun 2020, Alfamart Webinar Series tahun 2021, Brand Concert dengan bintang tamu Padi Reborn tahun 2019, Solo E-Sport Arena 2021, dll.

Selama satu jam lebih, Dewi Lestari membagikan pengalamannya dalam meng-create dan meng-handle event kepada para mahasiswa via Live Instagram yang dipandu Taufik Hidayat, mahasiswa KPI.

Dalam pemaparannya, Dewi Lestari mengategorikan pengelolaan event menjadi dua macam yaitu job order dan make order. “Job order yaitu EO hanya menjalankan event dari klien. Sedangkan make order, EO menciptakan ide dan konsep event untuk kemudian dijual kepada klien,” ujar Dewi Lestari.

Baik job order maupun make order sama-sama ada tantangannya. Untuk pengelolaan event dari job order, kata dia, relatif lebih gampang karena EO tinggal menyesuaikan kebutuhan klien serta mampu menerjemahkan keinginan serta tujuan yang hendak dicapai klien melalui penyelenggaran event tersebut.

Sedangkan pengelolaan event berdasarkan make order, kata dia, gampang-gampang susah karena ide dan konsep event menjadi kunci utama. EO harus mampu menyodorkan konsep event dengan penekanan unsur wow yang membuatnya berbeda serta meninggalkan kesan mendalam bagi klien, peserta, maupun pihak lain yang terlibat dalam event tersebut.

“Misalnya saat kita bikin event sepeda santai. Itu kan sudah biasa. Coba kita munculkan unsur wow-nya. Mungkin, semua peserta membawa balon sambil bersepeda lalu di satu titik mereka sama-sama melepaskan balon-balon itu. Itu salah satu contoh saja,” terang Dewi Lestari.

Pada kesempatan itu salah satu mahasiswa KPI, Ilham Bahtiar, menanyakan modal yang harus dipersiapkan orang ketika hendak merintis jasa EO. Dijawab Dewi Lestari, kuncinya sederhana. Cuma niat dan mau menjalankan itu semua, serta ditopang kreativitas ide maupun konsep event.

“Yang penting ada niat dulu, lalu jalankan. Kalau ada masalah, bicarakan bareng, cari solusi bareng. Soal ide dan kreativitas, itu nomer satu. Bahkan dengan hanya modal ide saja dan kita tidak punya modal uang sama sekali, EO tetap bisa jalan kok. Kita optimalkan kerja kolaborasi,” jelasnya.

Yang dimaksud kerja kolaborasi di sini adalah ide maupun konsep event itu datang dari EO. Kemudian panitia kecil dalam EO itu bisa bagi-bagi tugas untuk mencari sponsor atau sumber dana lain untuk mendukung penyelenggaraan event tersebut. Katakanlah sudah dapat sponsor utama, kata Dewi Lestari, biasanya dana baru diserahkan kepada EO di akhir acara. Padahal EO tersebut sama sekali tak punya modal untuk operasional. Bagaimana caranya agar event itu tetap bisa jalan?

“Saat kita deal dengan sponsor utama maupun sponsor pendukung, jangan lupa kita bikin PO (purchase order) atau PKS (perjanjian kerja sama). Nah PO atau PKS ini bisa kok kita jadikan uang. Kalau jalur resmi, bisa kita agunkan ke bank. Kalau jalur yang nggak resmi, bisa kita jadikan jaminan kepada perorangan yang sekiranya punya finansial yang kuat. Nanti tinggal dihitung kesepakatan bagi hasilnya dari keuntungan penyelenggaraan event itu. Dengan begitu, event kita tetap bisa jalan karena sudah ada guyuran dana operasional dari hasil menjaminkan PO atau PKS tadi,” beber Dewi Lestari.

Bagi mahasiswa yang sedang belajar membuat event ataupun menghandle event, Dewi Lestari berpesan agar tetap menjaga prinsip kehati-hatian. Kenali betul kebutuhan klien, jangan sampai mengecewakan pihak lain, dan tetap kontrol semua detail kegiatan mulai dari pre event, event, dan post event.

Leave a Reply

Your email address will not be published.